بيز غروب م.ح ذ.م.م

نبذة عن الشركة

تأسست بيز غروب م.ح ذ.م.م عام 1993، وهي شركة استشارية راسخة تزاول أعمالها في مجال التدريب والتطوير المؤسسي، ويقع مقرها الرئيسي في دبي بدولة الإمارات العربية المتحدة. وتهدف الشركة إلى تعزيز التعلم والقيادة والأداء داخل المؤسسات، وذلك من خلال تقديم حلول تدريب مخصصة، ومنصات تعليم رقمي، وبرامج قيادية تحولية للعملاء على المستويين الإقليمي والدولي.

يضم فريق الشركة نحو 50 موظفًا، ويشارك عدد كبير منهم في أدوار مباشرة مع العملاء، وهو ما يتطلب سفرًا متكررًا لأغراض العمل، بشكلٍ رئيسي إلى المملكة العربية السعودية، بالإضافة إلى وجهات أخرى في دول الخليج. وفي المتوسط، تدير الشركة نحو 20 رحلة عمل شهريًا، تشمل السفر الفردي والجماعي.

عادةً ما يحتاج المسافرون إلى تذاكر طيران على الدرجة الاقتصادية مع سياسات تغيير مرنة (Flex Plus)، إضافة إلى فنادق من فئة أربع نجوم أو أعلى. وتتمثل الاحتياجات الأساسية للشركة في حجوزات تلتزم دائمًا بضوابط الميزانية الداخلية، مع تضمين رقم الوظيفة/المشروع لأغراض التتبع المالي. ويتم تنفيذ بعض الرحلات من قبل منسقي السفر، بينما يتولى الموظفون أنفسهم حجز رحلات أخرى، لكن في جميع الحالات، تحتاج الشركة إلى التحكم، والمرونة، والالتزام بسياسة السفر.

التحدي

قبل استخدام Tumodo، كان تنظيم رحلات العمل في بيز غروب يتطلب وقتًا وجهدًا كبيرين. فقد كان المنسقون يديرون كل خطوة من العملية، ويؤدّون دور الوسيط بين الموظفين ووكالات السفر. كانت العملية تبدأ عادةً عندما يشارك الموظف متطلبات رحلته، وإذا لم تكن الخدمة مناسبة من حيث الميزانية أو الجدول الزمني، تبدأ الدورة من جديد. ليقوم المنسق بإرسالها إلى وكالة السفر، ثمّ ينتظر الرد، قبل الرجوع إلى الموظف بالخيارات المتاحة. وكان هذا التبادل المتكرر يحدث أحيانًا عدة مرات لرحلة واحدة فقط.

لم يكن هناك أي أتمتة أو وصول مباشر للموظفين، مما جعل كل شيء أبطأ وأكثر إحباطًا. كما انشغل المنسقون بالمهام الصغيرة بدلاً من التركيز على أعمالهم الأساسية. وكانت مراقبة الميزانية تتم يدويًا، بينما تُدار الموافقات بشكلٍ منفصل عبر البريد الإلكتروني، من دون أي تتبع واضح. وفي النهاية، تسببت هذه العملية في التأخير والارتباك والكثير من العمل غير الضروري لجميع الأطراف المعنية.

الحل 

اختارت بيز غروب التعاون مع منصة Tumodo لسبب بسيط، ألا وهو سهولة الاستخدام وتصميمها الواضح لتوفير الوقت. فقد وفّرت المنصة الأدوات الدقيقة التي ساعدت على أتمتة ما كان سابقًا عملية يدوية ومتكررة. كانت إحدى أكثر الميزات فعالية تكمن في تخصيص سياسة السفر، إذ أصبحت الشركة قادرة على تحديد قواعد واضحة مسبقًا، مثل السماح فقط برحلات الدرجة الاقتصادية. وبفضل هذه الضوابط، أصبحت كل عملية حجز تتوافق تلقائيًا مع معايير الشركة من دون الحاجة إلى مراجعات يدوية مستمرة.

ومن الأدوات الأساسية أيضًا حقل رقم الوظيفة/المشروع الإلزامي المدمج في عملية الحجز. وقد ضمن ذلك ربط كل رحلة بالمشروع الداخلي الصحيح منذ البداية، مما حسّن تتبع المصروفات وألغى الحاجة إلى التصحيحات اللاحقة. وبالنسبة لشركة بيز غروب، ساعد هذا النوع من الأتمتة البسيطة والفعالة على تحسين دقة التقارير المالية وهيكلها.

كما تضمنت المنصة واجهة حجز ذاتي مزودة بعوامل تصفية مدمجة، بحيث لا يرى الموظفون إلا خيارات السفر التي تتوافق مع معايير الشركة. وهذا ألغى الحاجة إلى التواصل المستمر مع المنسقين أو الوكالات الخارجية. وفي الوقت نفسه، أتاحت عملية الموافقة الرقمية للمديرين مراجعة الرحلات واعتمادها بسرعة داخل نظام واحد، من دون الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني أو الجداول المتفرقة.

النتيجة

أحدث تطبيق Tumodo تحولاً واضحًا في دور منسّقي السفر لدى بيز غروب. فبدلاً من إدارة كل رحلة بتفاصيلها الدقيقة، أصبح دورهم يقتصر على مراجعة الطلبات والموافقة عليها فقط. 

كما شعر الموظفون بالتغيير بشكلٍ مباشر. فلم يعودوا بحاجة إلى انتظار شخص آخر لترتيب سفرهم، بل أصبح بإمكانهم حجز التذاكر والإقامة بأنفسهم بشكلٍ سريع وموثوق، مع الاطمئنان إلى أن جميع الخيارات المعروضة تتوافق مع سياسة الشركة. وقد منحهم هذا المستوى الجديد من الاستقلالية سرعة أكبر ورضا أعلى عن العملية.

وفي الوقت نفسه، اكتسبت بيز غروب رؤية شاملة وتحكمًا كاملاً في جميع الحجوزات. وبفضل الضوابط المدمجة، مثل تتبع أرقام المشاريع وتطبيق سياسات السفر، أصبح من الأسهل الحفاظ على الميزانية وضمان الالتزام في جميع الحالات. 

لقد حوّلت Tumodo إدارة السفر من عملية بطيئة ويدوية إلى تجربة سلسة وعصرية، وسرعان ما أصبحت جزءًا أساسيًا من الطريقة التي تتبعها شركة بيز غروب في مزاولة أعمالها.

لاني لو

مدير المكتب لدى بيز غروب

"مكنتنا Tumodo من توفير الوقت، ومنحتنا فرصة التركيز على أهدافنا التجارية العالمية".