Trans Light Electricals

Hintergrund

Gegründet im Jahr 1999 und mit Hauptsitz in den Vereinigten Arabischen Emiraten gehört Trans Light Electricals zu den führenden Anbietern von Elektrokabeln und Zubehör in der Region. Das Unternehmen bietet ein umfassendes Portfolio an, das Energiekabel, Kommunikationskabel, Schaltgeräte sowie Erdungs- und Blitzschutzsysteme umfasst – und bedient sowohl den gewerblichen als auch den industriellen Sektor in der gesamten GCC-Region.

Im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit unterhält Trans Light einen aktiven Geschäftsreiseplan in Schlüsselmärkte wie Saudi-Arabien, Katar und das Vereinigte Königreich. Obwohl nur eine kleine Zahl von Teammitgliedern regelmäßig reist, sind diese Reisen entscheidend für die Pflege von Lieferantenbeziehungen, die Überwachung von Projekteinführungen und die Erschließung neuer Geschäftsmöglichkeiten. Das Unternehmen bucht in der Regel 5-Sterne-Hotels und Flugtickets in der Business Class, um Komfort und Produktivität während dieser wichtigen Reisen sicherzustellen.

Herausforderung

Bevor Trans Light Tumodo nutzte, wurde die Reiseorganisation auf unterschiedliche Weise gehandhabt: Einige Reisen wurden von einer dafür zuständigen Fachkraft gebucht, während andere von den Mitarbeitenden selbst organisiert wurden – insbesondere dann, wenn die verantwortliche Person im Jahresurlaub war. Dies erschwerte es, alle Informationen an einem Ort zu bündeln, und schränkte die Möglichkeiten des Unternehmens ein, Geschäftsreisen effektiv zu steuern und nachzuverfolgen.

Dringende Reiseanfragen stellten ein häufiges Problem dar. Zwar verfügte das Unternehmen über eine Reise­koordinatorin, doch die Buchung von kurzfristigen Flügen und Hotels dauerte oft zu lange. Ohne schnellen Zugriff auf verfügbare Optionen verpassten Mitarbeitende mitunter bessere Angebote oder mussten länger warten als nötig.

Eine weitere Herausforderung war die Nachverfolgung der Reisekosten. Da Buchungen über verschiedene Plattformen und von unterschiedlichen Personen vorgenommen wurden, war es für das Finanzteam schwierig, die Ausgaben zu überwachen und Budgets zu steuern. Trans Light benötigte daher ein einheitliches System, um alle Buchungen zu zentralisieren, den Prozess zu beschleunigen und einen klaren Überblick über die Reisekosten zu erhalten.

Lösung

Trans Light Electricals entschied sich nach einer detaillierten Produktdemonstration für die Zusammenarbeit mit Tumodo, da dabei klar gezeigt wurde, wie die Plattform den Reiseprozess optimieren kann. Das Tumodo-Team unterstützte zudem bei der Einrichtung von Reiserichtlinien, Genehmigungsworkflows sowie Ausgabenlimits nach Abteilung und Mitarbeitenden – und stellte so sicher, dass das System mit der internen Struktur und den Anforderungen des Unternehmens übereinstimmt.

Dieser praxisnahe Ansatz half Trans Light Electricals, den Mehrwert eines zentralisierten Systems schnell zu erkennen. Anstatt auf mehreren Webseiten nach Angeboten zu suchen oder auf manuelle Genehmigungen zu warten, werden nun alle Buchungen an einem Ort abgewickelt. Der Prozess ist schneller, transparenter und sowohl für HR als auch für die Mitarbeitenden einfacher zu verwalten.

Seit der Einführung von Tumodo verzeichnet das Unternehmen auch deutliche finanzielle Vorteile. Durch den Zugang zu vergünstigten Flug- und Hotelraten sowie die vollständige Transparenz über die Ausgaben kann Trans Light Electricals nun intelligenter planen und im Budget bleiben – ohne das übliche Hin und Her oder unnötige Verzögerungen.

Ergebnis

Trans Light Electricals hat die Geschwindigkeit und Transparenz seiner Geschäftsreiseprozesse deutlich verbessert:

• Reduzierter manueller Aufwand und Zeitersparnis für das gesamte Team

• Beschleunigte Genehmigungs- und Buchungsprozesse, insbesondere bei kurzfristigen Reisen

• Ermöglichtes Echtzeit-Tracking der Ausgaben und bessere Budgetplanung

• Senkung der gesamten Reisekosten durch den Zugang zu Unternehmerrabatten für Flüge und Hotels

Shabbir Barbhaya

Geschäftsführer, Trans Light Electricals

„Tumodo hat ein völlig neues Automatisierungsniveau eröffnet und Geschäftsreisen zu einem Kinderspiel gemacht. Vielen Dank an das Team für die reibungslose Einarbeitung und die Unterstützung.“