Biz Group FZ LLC

Hintergrund

Gegründet im Jahr 1993 ist Biz Group FZ LLC eine etablierte Unternehmensberatung für Schulungen und Entwicklung mit Hauptsitz in Dubai, VAE. Mit der Mission, Lernen, Führung und Leistung in Organisationen zu fördern, bedient Biz Group sowohl regionale als auch internationale Kunden durch maßgeschneiderte Schulungslösungen, digitale Lernplattformen und transformative Führungsprogramme.

Das Unternehmen beschäftigt ein Team von etwa 50 Mitarbeitenden, von denen ein erheblicher Teil in kundenorientierten Rollen tätig ist, die regelmäßige Geschäftsreisen erfordern – hauptsächlich nach Saudi-Arabien, aber auch in andere Teile des GCC. Im Durchschnitt organisiert Biz Group etwa 20 Geschäftsreisen pro Monat, darunter Einzel- und Gruppenreisen.

Reisende benötigen in der Regel Flüge in der Economy Class mit flexiblen Umbuchungsbedingungen (Flex Plus) sowie Unterkünfte in 4-Sterne-Hotels oder höher. Der Hauptbedarf des Unternehmens umfasst Buchungen, die stets den internen Budgetvorgaben entsprechen und eine Jobnummer zur finanziellen Nachverfolgung enthalten. Einige Reisen werden von Reiseverantwortlichen gebucht, andere direkt von den Reisenden – in jedem Fall benötigt das Unternehmen Kontrolle, Flexibilität und die Einhaltung der Reiserichtlinien.

Herausforderung

Bevor Tumodo zum Einsatz kam, war die Organisation von Geschäftsreisen bei Biz Group sehr zeit- und arbeitsintensiv. Die Koordinatoren mussten jeden Schritt übernehmen – sie fungierten als Vermittler zwischen Mitarbeitenden und Reisebüros. Der Prozess begann in der Regel damit, dass ein Reisender seine Anforderungen mitteilte. Die Koordinatoren leiteten diese an das Reisebüro weiter, warteten auf eine Antwort und gaben die Optionen dann an den Reisenden zurück. Wenn das Angebot nicht zum Budget oder Zeitplan passte, begann der ganze Zyklus von vorn. Dieses Hin und Her konnte sich bei einer einzigen Reise mehrmals wiederholen.

Es gab keine Automatisierung oder direkten Zugriff für Mitarbeitende, was alles langsamer und frustrierender machte. Die Koordinatoren mussten sich mit kleinen Aufgaben aufhalten, anstatt sich auf ihre Kernarbeit zu konzentrieren. Die Budgetkontrolle erfolgte manuell, Genehmigungen wurden separat per E-Mail eingeholt – ohne nachvollziehbare Nachverfolgung. Am Ende führte der Prozess zu Verzögerungen, Verwirrung und viel unnötiger Arbeit für alle Beteiligten.

Lösung

Biz Group entschied sich aus einem einfachen Grund für Tumodo – die Plattform war benutzerfreundlich und ganz klar darauf ausgelegt, Zeit zu sparen. Sie bot exakt die Werkzeuge, um die zuvor manuelle und repetitive Arbeit zu automatisieren. Eine der effektivsten Funktionen war die Anpassung der Reiserichtlinie. Das Unternehmen kann jetzt im Voraus spezifische Regeln festlegen, z. B. die ausschließliche Nutzung von Economy-Class-Flügen. Durch diese Vorgaben erfüllt jede Buchung automatisch die Unternehmensstandards – ohne ständige manuelle Kontrolle.

Ein weiteres wichtiges Tool war das verpflichtende Feld für die Jobnummer im Buchungsprozess. So war jede Reise von Anfang an dem richtigen internen Projekt zugeordnet – das verbesserte die Kostenverfolgung und machte nachträgliche Korrekturen überflüssig. Für Biz Group war diese kleine, aber leistungsstarke Automatisierung ein wichtiger Schritt für mehr Genauigkeit und Struktur in der Finanzberichterstattung.

Die Plattform enthielt außerdem eine Self-Booking-Oberfläche mit integrierten Filtern, sodass Mitarbeitende nur Reiseoptionen sehen, die den Unternehmensvorgaben entsprechen. Dadurch entfiel die Kommunikation mit Koordinatoren und externen Agenturen. Gleichzeitig ermöglichte der digitalisierte Genehmigungsprozess den Führungskräften, Reisen schnell und systematisch freizugeben – ganz ohne E-Mails oder verstreute Tabellen.

Ergebnis

Durch die Einführung von Tumodo veränderte sich die Rolle der Reiseverantwortlichen bei Biz Group grundlegend. Anstatt jede Reise im Detail zu steuern, prüfen und genehmigen sie nun nur noch die Anfragen.

Auch die Mitarbeitenden spürten die Veränderung: Sie mussten nicht mehr warten, bis jemand anderes ihre Reise organisierte. Stattdessen konnten sie nun selbstständig Tickets und Unterkünfte buchen – schnell und sicher, im Wissen, dass alle Optionen den Richtlinien entsprechen. Dieses neue Maß an Eigenständigkeit brachte Tempo und Zufriedenheit in den Prozess.

Gleichzeitig gewann Biz Group volle Transparenz und Kontrolle über alle Buchungen. Mit integrierten Schutzmechanismen – wie Jobnummernzuordnung und Regelkonformität – war es einfacher, das Budget einzuhalten und die Einhaltung der Reiserichtlinie sicherzustellen.

Tumodo verwandelte den langsamen, manuellen Reiseprozess in einen modernen und reibungslosen Ablauf – und wurde schnell zu einem festen Bestandteil der Arbeitsweise von Biz Group.