ADCB

О компании

АО «Исламский банк «ADCB» — первый исламский банк в Казахстане и СНГ. Предоставляет корпоративным и институциональным клиентам финансовые услуги в соответствии с принципами Шариата. Является частью банковской группы Abu Dhabi Commercial Bank (ОАЭ). Головной офис расположен в Алматы, также банк представлен в Астане.

До Tumodo: несколько отделов, десятки писем и дни ожидания

Каждый этап требовал ручной координации

«Раньше оформление любой командировки в компании начиналось с запроса сотрудника или приказа от HR — рассказывает офис-менеджер ADCB Несибе Жусипова. — Затем я обращалась в турагентство, получала варианты билетов и отелей на почту, пересылала их сотруднику и ждала, пока он выберет. После этого нужно было снова связаться с агентством. Все это занимало почти целый рабочий день».

Ожидание подтверждений занимало два дня и более

«Помимо бронирований, мне приходилось согласовывать каждую поездку с ответственным руководителем, а иногда дополнительно с HR и финансовым директором», — вспоминает Несибе.— На согласование спокойно могло уйти еще пару дней, иногда и больше — в зависимости от того, насколько быстро мне отвечали». 

Пока Несибе ждала ответа согласующих, стоимость билетов и проживания менялась, а выбранные сотрудником варианты иногда становились недоступны.

Контролировать расходы и собирать отчетность было сложно

«Когда командировок много, соблюдение тревел-политики сложно контролировать. Очень часто возникали перерасходы по этой причине», — признается Несибе. — Соответственно, бухгалтеры были недовольны, руководство тоже, все пытались понять, куда уходит бюджет, искали виноватых».

С проблемами из-за командировочных расходов сталкивался не только административный отдел, но и финансовая команда. Вот некоторые из них:

• Проверка расходов. Контроль стоимости поездок и утверждение затрат сверх лимитов отнимали время у сотрудников и руководителей.

• Ручная отчетность. Информацию о командировках и расходах приходилось собирать из разных источников, а затем самостоятельно обрабатывать и анализировать.

• Учет выбросов CO₂. Отслеживание экологических показателей и подготовка соответствующей отчетности для головного офиса требовали дополнительных усилий.

С Tumodo: самостоятельные бронирования и согласования за несколько часов

89% бронирований сотрудники оформляют самостоятельно

С внедрением Tumodo сотрудникам ADCB больше не нужно обращаться к административному отделу и агентству для организации каждой поездки. Они могут самостоятельно выбирать и бронировать авиабилеты и отели непосредственно на платформе — именно так делают работники банка в 89% случаев.

Система предлагает доступные варианты с учетом установленных компанией лимитов. Благодаря этому сотрудникам проще находить подходящие предложения, а офис-менеджер больше не тратит время на ручной поиск, пересылку вариантов и подтверждение стандартных бронирований.

Заявки автоматически направляются руководителям

Вместо ручной передачи запросов между отделами Tumodo обеспечивает единый процесс их рассмотрения:

• Автоматическая маршрутизация. Заявка направляется руководителю соответствующего департамента и при необходимости финансовому директору.

• Подтверждение в один клик. Руководители могут утвердить поездку непосредственно из email-уведомления.

• Уведомления для HR. После создания командировки HR автоматически получает соответствующую информацию.

Благодаря этому время принятия решения сократилось с двух дней и более до нескольких часов, а участие административной команды свелось к минимуму.

Тревел-политика помогает контролировать бюджет

Теперь корпоративные правила учитываются непосредственно при бронировании. Сотрудники видят предложения в рамках установленных лимитов, а заявки, выходящие за их пределы, требуют дополнительного согласования.

Вся отчетность доступна в едином дашборде

Еще одно важное изменение — централизованная аналитика. Tumodo собирает информацию о командировках в едином дашборде, предоставляя финансовому и административному отделам инструменты для контроля расходов и подготовки отчетности.

• Актуальные данные. Расходы, количество поездок, отмены и возвраты отображаются в режиме реального времени.

• Анализ затрат. Можно быстро определить, какие сотрудники и подразделения чаще отправляются в командировки и куда уходит основная часть бюджета.

• Экологическая отчетность. Данные о выбросах CO₂ можно выгрузить в один клик и передать в головной офис.

Вся необходимая информация доступна в пару кликов, без ручного сбора данных и подготовки сводных таблиц.

Отмены бронирований больше не требуют длительного ожидания

Раньше отмена поездки означала дополнительные обращения к агентству — иногда приходилось ждать ответа целый день. Теперь круглосуточная поддержка Tumodo помогает решить любой вопрос за 30 минут.

Сотрудники получают оперативную помощь при отменах бронирований, а административной команде больше не приходится координировать каждое изменение.

Результат: меньше ручной работы, больше контроля

Внедрение Tumodo помогло ADCB перейти от разрозненных процессов к централизованному управлению командировками. Основные результаты:

• Быстрое принятие решений. Автоматическая маршрутизация заявок и уведомления ускорили внутренние процессы.

• 89% самостоятельных бронирований. Сотрудники организуют поездки без постоянного участия административного отдела.

• Контроль командировочного бюджета. Встроенная тревел-политика помогает соблюдать установленные лимиты.

• Прозрачная отчетность. Расходы, поездки и данные о выбросах CO₂ доступны в единой системе без необходимости вручную собирать информацию из разных источников.

ADCB удалось не просто ускорить процесс бронирования, но и изменить сам подход к организации командировок: сотрудники получили больше самостоятельности, руководители — прозрачный процесс управления заявками, а административная команда — возможность сосредоточиться на других задачах.

«Раньше организация командировок отнимала кучу времени у меня как у офис-менеджера и у других сотрудников. Сейчас на все это вместе с согласованием уходит максимум пару часов. Еще мне очень нравится, что не нужно держать миллион открытых вкладок с электронной почтой, сайтом турагентства и рабочими чатами — вся информация по командировкам собрана в одном месте».

Несибе Жусипова, офис-менеджер ADCB