Что такое платформа для организации командировок и зачем она нужна бизнесу

Михаил Вислин

Генеральный директор Tumodo Казахстан

Сегодня в Казахстане почти все можно сделать онлайн: заказать такси в пару кликов, открыть счет в банке за несколько минут, выбрать и купить товары прямо с телефона. Технологии все активнее упрощают повседневные и рабочие задачи.

При этом, когда дело доходит до командировок, многие компании до сих пор работают так же, как и 15 лет назад. Сотрудники ищут билеты на разных сайтах, согласования проходят по почте, документы теряются в длинных переписках, а расходы сложно контролировать. В итоге на организацию поездок уходит больше времени, сил и денег, чем необходимо.

Этот процесс можно упростить с помощью современных сервисов — быстро и без сложной адаптации. Для этого компании используют платформы для организации командировок, которые собирают все этапы поездки в единую систему.

Как сейчас компании организуют командировки

Во многих компаниях организация командировок до сих пор выглядит как набор разрозненных действий.

Сотрудник открывает несколько вкладок и начинает искать билеты: сравнивает цены, проверяет пересадки, откладывает варианты. Параллельно нужно подобрать отель и продумать трансфер. При этом еще важно сверяться с тревел-политикой. Все задачи решаются вручную, через разные сайты и сервисы.

Когда подходящие варианты найдены, начинается следующий этап — согласование. Кто-то пишет руководителю по почте, кто-то — в мессенджере. Ответы могут задерживаться, детали теряются в переписке, а сам процесс затягивается.

Во время поездки путешественнику сложно ориентироваться в документах. Билеты, ваучеры, чеки — все хранится в разных местах. Бумажные носители могут просто потеряться. Это создает дополнительный фактор стресса, который совсем не нужен в рабочей поездке.

После возвращения начинается сбор документов для отчетности. Часть файлов невозможно найти, что-то приходится запрашивать заново. Бухгалтерии приходится вручную вносить данные, что увеличивает риск ошибок и задержек. На подготовку закрывающих отчетов уходит слишком много времени.

Такой процесс кажется привычным, но на практике он приводит к постоянным проблемам.

• Бронирование занимает больше времени, чем должно, потому что все сервисы приходится искать в разных источниках. Кроме того, не всегда понятно, указана цена от поставщика или уже с наценкой — так компании незаметно переплачивают за услуги.

• Долгие согласования приводят к тому, что лучшие предложения становятся недоступны. Руководству сложно проверить все детали в переписке, из-за чего могут одобряться варианты, не соответствующие тревел-политике. В итоге траты превышают бюджет.

• Расходы сложно отследить и проверить, так как документы и чеки разбросаны по разным каналам. Это мешает точно планировать траты для будущих поездок.

• Сбор документов и ручной ввод данных затягивают подготовку закрывающих документов. Бухгалтерия тратит на это целые дни в конце каждого отчетного периода.

• Сотрудники, занимающиеся организацией командировок, тратят слишком много времени на операционные задачи в ущерб основной работе. Это снижает общую эффективность и незаметно увеличивает стоимость командировок для бизнеса.

Чем больше поездок в компании, тем заметнее проявляются эти проблемы — и тем дороже обходится такой подход.

Что такое платформа для организации командировок

Чтобы сделать деловые поездки эффективнее, компании переходят на платформы для управления командировками. Это онлайн-сервисы, которые объединяют все этапы командировочного процесса в единую понятную систему: от первого бронирования до последнего отчета.

Вместо десятков вкладок и переписок сотрудники работают на единой платформе, где можно:

• оформить билеты, отели, трансферы и другие тревел-сервисы;

• согласовать поездку удобным способом;

• хранить все документы по командировкам с удобной навигацией;

• автоматически формировать отчеты для бухгалтерии в пару кликов;

• обратиться в службу поддержки и быстро получить помощь в поездке.

Такая платформа убирает рутинные повторяющиеся задачи, наводит порядок в процессах и снимает лишнюю нагрузку с команды. То, что раньше занимало часы и требовало участия нескольких сотрудников, теперь решается за считанные минуты.

Что меняется с платформой

С переходом на сервис для управления командировками меняется не только инструмент, но и подход к командировкам в общем. С платформой каждый шаг становится проще и понятнее.

• Данные по поездкам находятся в одном месте, поэтому не нужно тратить время на поиск информации в разных источниках.

• Поиск подходящих услуг упрощается и сразу учитывает правила компании — благодаря удобным фильтрам и встроенной тревел-политике.

• Согласования проходят быстро, прозрачно и без лишних переписок, что позволяет не терять выгодные предложения.

• Интеграции с бухгалтерскими системами — например, 1С — позволяют формировать отчеты автоматически, без ручного ввода. Это ускоряет работу бухгалтерии и снижает риск ошибок.

• Расходы видны в режиме реального времени, что дает возможность анализировать актуальную информацию и планировать бюджет.

Так командировочный хаос превращается в понятный и управляемый процесс, где каждая поездка под контролем, а расходы остаются в рамках запланированного.

Зачем бизнесу платформа для управления командировками

Платформа решает множество операционных задач. В совокупности эти изменения дают несколько ключевых эффектов, которые напрямую влияют на рост бизнеса.

Контроль расходов

Платформы для управления командировками значительно снижают траты на поездки и их организацию.

• Расходы по командировкам становятся прозрачными: все данные видны в режиме реального времени, что помогает анализировать траты и точнее планировать бюджет. 

• Встроенные тревел-политики не позволяют выходить за рамки правил компании, а прозрачные согласования дают руководству полный контроль над расходами. 

• Дополнительно снижаются затраты за счет корпоративных тарифов и программ лояльности. 

• В итоге уменьшаются не только прямые расходы, но и косвенные: сотрудники тратят меньше часов на рутину и больше — на свою основную работу.

Экономия времени

Автоматизация в разы сокращает время, которое команда затрачивает на организацию поездок.

• Все услуги доступны в одном окне, поэтому сотрудникам не нужно искать билеты, отели и трансферы на разных сайтах, вручную сравнивая цены и проверяя варианты на соответствие правилам компании. 

• Согласования проходят в пару кликов и не задерживают процесс.

• Отчеты формируются автоматически благодаря интеграциям с бухгалтерскими системами.

• Часть задач берет на себя служба поддержки, поэтому команда быстрее решает операционные вопросы.

Прозрачные процессы

Платформы для управления командировками делают все процессы прозрачными и понятными для бизнеса. 

• Все данные по поездкам собраны в одной системе: можно отследить каждое решение, каждое бронирование и каждый расход. 

• Руководство всегда видит, что именно согласовывается и на что тратится бюджет. Это упрощает контроль и помогает быстрее работать с документами и отчетами.

Комфорт сотрудников

Такой подход делает поездки более спокойными и предсказуемыми для сотрудников. 

• Путешественник может сам выбрать подходящие услуги, не переживая о нарушении правил — встроенные тревел-политики автоматически учитывают ограничения компании. 

• Все важные документы по поездке всегда под рукой, в одной системе, поэтому не нужно искать их в почте или переписках. 

• Если возникают вопросы, сотрудник понимает, куда обратиться, и может рассчитывать на помощь службы поддержки.

В итоге платформа дает бизнесу контроль над расходами и прозрачность на каждом этапе, а сотрудникам — меньше операционной работы и комфортные условия в поездках.

Как Tumodo помогает управлять командировками

Tumodo — это платформа, которая меняет сам подход к деловым поездкам и превращает их в управляемый ресурс для роста бизнеса. Сервис выстраивает командировочный процесс так, чтобы он был понятным, предсказуемым и удобным для всех его участников. 

В результате компании сокращают до 35% командировочного бюджета и экономят до 90% времени, которое раньше тратилось на организацию поездок. Это становится возможным благодаря продуманному функционалу Tumodo.

• Все услуги в одном окне. Билеты от 500+ авиакомпаний, более 3,5 млн вариантов размещения, трансферы в 90+ странах, поезда по Азии и Европе, а также сервисы Fast Track, Meet & Assist, VIP-залы и другие. Все это доступно на единой платформе по ценам поставщиков.

• Встроенные тревел-политики. Ограничения применяются уже на этапе бронирования, как фильтр. Сотрудники сразу видят только подходящие варианты и не могут незаметно выйти за рамки бюджета.

• Прозрачные согласования. Поездки утверждаются в удобном формате — через электронную почту, приложение или мессенджеры. Руководство сразу видит все детали по бронированиям и принимает решения быстрее. Tumodo «замораживает» условия предложения на время согласования, чтобы компания могла оплатить услуги по той цене, по которой их выбрали.

• Аналитика в режиме реального времени. Все расходы по командировкам видны сразу и доступны для анализа в виде удобной инфографики. Это помогает отслеживать затраты, находить неэффективные статьи расходов и точнее планировать бюджет.

• Интеграции с бухгалтерскими системами. Данные по поездкам автоматически передаются в учетные системы. Благодаря этому закрывающие документы в нужном формате можно сгенерировать в пару кликов без ручного ввода.

• Корпоративные тарифы и программы лояльности. Tumodo помогает компаниям подключить программы лояльности и получать более выгодные условия от поставщиков.

• Поддержка и сопровождение. Служба поддержки доступна 24/7 и всегда на связи — поможет как со сложным бронированием, так и с форс-мажором в деловой поездке. За каждой компанией закрепляется персональный аккаунт-менеджер, который помогает настроить процессы и остается на связи по всем рабочим вопросам.

Сегодня многие бизнес-задачи уже перешли в онлайн — пора автоматизировать и командировки. Платформа для организации деловых поездок помогает выстроить понятный и управляемый процесс, упростить работу команды, снизить нагрузку и держать расходы под контролем. В результате командировки перестают быть источником стресса и превращаются в удобный инструмент, который помогает бизнесу достигать своих целей.