Командировки — это мощный инструмент для роста вашего бизнеса, но только когда процессы выстроены правильно. Если менеджмент хромает, деловые поездки становятся проблемой: команда тратит слишком много времени и сил на рутинные задачи, финальная стоимость превышает бюджет, а документы постоянно теряются.
Звучит знакомо? Значит, скорее всего, вы допускаете ошибки в управлении командировками. В этой статье мы разберем самые распространенные из них и расскажем, как избежать переплат, стресса и лишней работы.
№5 Не соблюдаете тревел-политику
Тревел-политика — это свод правил компании относительно командировок. Цель этого документа — держать поездки в рамках бюджета: тут сформулированы все ограничения относительно броней и прочих командировочных расходов.
Распространенная ошибка — хранить тревел-политику в неудобном формате. Все вроде знают, что где-то есть такой документ, но когда дело доходит до планирования — никто с ним не сверяется. А если не следовать правилам, бизнес расходует больше, чем запланировано.
В итоге менеджерам приходится тратить свое время на бронь сервисов для командировок, потому что компания не может свободно доверить ее сотрудникам.
Как этого избежать?Выбирайте платформы со встроенной тревел-политикой. Такой сервис автоматически следит за соблюдением корпоративных правил на этапе бронирования — нарушить их просто не получится. Так руководство может доверять сотрудникам выбор услуг и не беспокоиться о бюджете.
№4 Игнорируете важность персонализации
Каждая компания уникальна — свои процессы, привычки и нюансы. Тем не менее многие системы управления поездками до сих пор предлагают «универсальный» сервис для всех: стандартный набор инструментов, единые формы отчетности и никакого персонального подхода.
Эффективная тревел-платформа должна адаптироваться под вашу компанию, а не наоборот. Если система не может подстроиться под бизнес, то она только усложняет процессы: сотрудники раздражаются, приходится тратить время на корректировки, бухгалтерия не получает нужных документов, часть задач остается незакрытой.
Как этого избежать?Выбирайте гибкие платформы для управления поездками. Удобно, когда сервис предлагает возможность настройки ролей, схем согласования, тревел-политик и интеграций. Это обеспечивает бесшовный переход к работе с платформой, комфорт вашей команды и ощутимую пользу для бизнеса.
№3 Не берете в расчет риск внезапных перемен
Одна из самых неприятных проблем с командировками — это внезапные изменения: задержка рейса, овербукинг, сдвиги в планах. Поэтому так важно, чтобы служба поддержки вашего сервиса могла оперативно помочь в любой ситуации.
Бывает, сотрудники часами ждут ответа от поставщиков, и это часто стоит компании дополнительных расходов, а путешественнику — нервов. К тому же менеджерам приходится оставаться на связи сутками, чтобы помочь застрявшим в пути коллегам.
Как этого избежать?Выбирайте платформу с круглосуточной и оперативной поддержкой. Быстрая помощь и уведомления о сдвигах в расписании позволяют избежать многих ненужных трудностей.
№2 Не настроили прозрачную аналитику
Сложно оптимизировать командировочный бюджет, если нет инструмента для анализа расходов. Даже если менеджеры тратят часы на сбор информации вручную, отчеты все равно остаются неполными и неточными. В итоге получаем перерасход и хаос вместо планирования.
Как этого избежать?Внедрите инструмент умной аналитики, который собирает данные автоматически и превращает их в понятные отчеты. Качественный сервис показывает расходы в реальном времени, выявляет неэффективные траты и помогает спланировать бюджет точнее.
№1 Используете разные каналы для бронирований
Главная ошибка в управлении командировками — оформление бронирований на нескольких платформах. Когда перелеты, отели и трансферы заказывают на разных сайтах, невозможно увидеть полную картину расходов по поездкам.
Кроме того, это неэффективно. Менеджеры тратят лишние часы — бывает, и сутки — на то, чтобы договориться со всеми поставщиками по электронной почте, да и руководителям неудобно согласовывать поездки в таком формате.
Бухгалтерия не получает всех необходимых документов — они разбросаны по разным каналам, а потому легко что-то потерять. Как итог, отчеты не закрываются вовремя.
Для путешественников это отдельный вид стресса — гораздо комфортнее было бы собрать все брони, билеты и ваучеры в одном месте.
Как этого избежать?Используйте единую платформу, на которой можно оформить все необходимые бронирования, согласовывать поездки, хранить документацию и составлять отчеты. Это сэкономит вам часы работы, обеспечит прозрачность процессов и полный контроль на всех этапах.
Мысли напоследок
Устаревшие методы управления командировками стоят компании денег, времени и нервов. Чтобы не растрачивать ресурсы на рутинные задачи и исправление ошибок, подключайтесь к умному сервису и упростите процессы всего за один день.
Так выглядят командировки с Tumodo:
- поездки остаются в рамках бюджета благодаря автоматическому применению тревел-политик;
- сотрудники в командировке чувствуют себя уверенно и спокойно, а потому могут концентрироваться на бизнес-целях;
- бухгалтерия знает, где найти все необходимые документы, а отчет можно сформировать в пару кликов;
- благодаря корпоративным скидкам и прозрачным тарифам поездки дешевеют без потери качества.
Попрощайтесь с хаосом в бронированиях и превратите командировки в инструмент роста вашего бизнеса с Tumodo.
