7 Möglichkeiten, bei Geschäftsreisen Geld zu sparen

Geschäftsreisen sind, wie wir alle wissen, mit Kosten verbunden. Von Flügen und Unterkünften bis hin zu Mahlzeiten und Transport – jede Reise bringt zahlreiche Ausgaben mit sich.

Die Herausforderung bei der Verwaltung von Ausgaben für Geschäftsreisen im Vergleich zu anderen Betriebskosten liegt in ihrer dezentralen Natur. Während andere Ausgaben von Abteilungsleitern oder Verwaltungsmitarbeitenden überwacht werden, laufen Reiseausgaben oft über eine Reihe chaotischer E-Mail-Threads, was die Nachverfolgung und Optimierung erschwert – insbesondere im Hinblick auf Kosteneinsparungen.

Und da Geschäftsreisen wieder zunehmen, ist es besonders wichtig, die Ausgaben im Blick zu behalten, damit sie nicht außer Kontrolle geraten. Die gute Nachricht ist: Unabhängig davon, wie oft oder selten Ihr Unternehmen reist, gibt es eine Reihe relativ einfacher Möglichkeiten, Geld zu sparen.

1. Einführung und Durchsetzung einer klaren Reiserichtlinie

Eine klare und detaillierte Reiserichtlinie ist der erste Schritt. Sie legt bevorzugte Anbieter, Buchungsverfahren, zulässige Ausgaben und Erstattungsprozesse fest. Wenn Mitarbeitende die Unternehmensrichtlinien kennen, treten unerwartete Ausgaben seltener auf.

Als Anmerkung: Wenn Sie Reisen über eine intelligente Plattform wie Tumodo buchen, können Sie Regelverstöße im Blick behalten – etwa Personen, die besonders häufig Genehmigungen für Ausnahmen beantragen, oder Teams mit den höchsten Ausgaben.

2. Nutzen Sie Ihre Technologie

Viele Lösungen für das Reisemanagement bieten zahlreiche Vorteile. Die meisten scannen automatisch nach den besten Preisen, informieren Reisende über mögliche Einsparungen und geben Einblicke in Ausgabemuster, damit Sie entsprechende Anpassungen vornehmen können.

Ein integriertes System wie Tumodo hilft Ihnen, alle Reisevorgänge von A bis Z zu überblicken – und stellt sicher, dass Sie die wirtschaftlichsten Optionen für Ihr Unternehmen nutzen.

3. Frühzeitig buchen

Das klingt offensichtlich, aber die Vorteile frühzeitiger Buchungen können nicht genug betont werden. Flug- und Hotelpreise steigen oft stark, je näher das Reisedatum rückt. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden dazu, ihre Reisen früh zu planen und zu buchen, um die besten Angebote zu sichern und Kosten zu senken.

4. Reisen außerhalb der Hauptreisezeiten

Vermeiden Sie es nach Möglichkeit, während Feiertagen oder großer Veranstaltungen am Zielort zu reisen – die Preise sind dann in der Regel höher. Reisen Sie stattdessen in Nebenzeiten oder an Tagen mit geringerer Nachfrage.

5. Bauen Sie Beziehungen zu Anbietern auf

Pflanzen Sie die Saat, und die Ernte folgt: Langfristige Beziehungen zu bestimmten Fluggesellschaften, Hotelketten oder Mietwagenfirmen können zu Treuerabatten, Cashback und anderen Vorteilen führen.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Partnerschaften und verhandeln Sie neue Konditionen auf Basis Ihres Buchungsvolumens.

6. Reiseausgaben analysieren und auswerten

Daten sind Ihr Freund: Sie liefern wertvolle Erkenntnisse und ermöglichen es, Ausgabemuster zu erkennen und das Budget gezielt anzupassen. Das wiederum kann die Reisekosten deutlich senken.

Ein Beispiel: Sie stellen anhand Ihrer Daten fest, dass bestimmte Teams regelmäßig außerhalb der Reiserichtlinie buchen. Mit Tumodo könnten Sie dieses Problem lösen, indem Sie Buchungen außerhalb der Richtlinie nur dem oberen Management erlauben.

7. Alles zentralisieren

Und noch einmal: Zentralisierung ist entscheidend. Statt jeder Abteilung oder Mitarbeitenden eigene Buchungen zu überlassen, sollten Sie überlegen, sämtliche Geschäftsreisen zentral zu organisieren.

Tumodo bietet eine All-in-One-Plattform für Geschäftsreisen, die Buchungen, Zahlungen, Daten und Analysen vereint – für optimierte Reisekosten und ein besseres Erlebnis für alle Beteiligten. Denken Sie daran: Kosten zu senken muss nicht auf Kosten von Komfort oder Effizienz gehen. Es geht um bessere Entscheidungen, gute Planung und optimale Ressourcennutzung. Wenn Sie Unterstützung bei der Entwicklung einer maßgeschneiderten Geschäftsreisestrategie für Ihr Unternehmen suchen, kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung.